Mach das Problem zum Ziel

To read this article in English, please scroll down. Wir erliegen oft dem Irrglauben, dass zwischenmenschliche Probleme sich lösen lassen, wenn wir sie nur gründlich genug analysieren. Wenn wir sie bei der Wurzel packen, wie der Volksmund sagt. Als wären sie eine kaputte Waschmaschine. Unglücklicherweise bringt die Problemanalyse bei Menschen fast automatisch Schuldzuweisungen mit sich. Und auf Schuldzuweisungen reagiert der Mensch in der Regel mit Rechtfertigungen. Lösungsorientierung geht anders.

Die gute Nachricht: Jedes Problem lässt sich in ein Ziel übersetzen. Wirklich jedes. Auch diejenigen, die nicht zwischenmenschlicher Natur sind. Wozu Du das machen solltest? Weil ein Problem wie ein Klotz am Bein ist: Du kommst nicht vorwärts, so lange Du Dich mit ihm beschäftigst. Blöd wäre jetzt, das Problem zu ignorieren. Probleme haben nämlich die lästige Angewohnheit, größer zu werden, wenn wir nichts mit ihnen machen.

Die einfache Lösung ist also, das Problem zu nehmen und ein Ziel daraus zu machen. Und das geht so:

1. Schreib Dein Problem auf. Je spezifischer, desto besser. Hier ist Klarheit gefragt. Kein Wischi-Waschi.
2. Jetzt frag‘ Dich: Was will ich stattdessen?
3. Die Antwort ist Dein Ziel.

Klingt zu einfach? So ist das oft mit guten Lösungen.

Hier ein Beispiel aus dem Unternehmenskontext, um es noch etwas deutlicher zu machen:

1. Problem: Wichtige Informationen erreichen mich zu spät, so dass ich nicht genug Zeit habe, sie für mein Team aufzubereiten.
2. Was will ich stattdessen?
3. Ich brauche wichtige Informationen so frühzeitig, dass ich genug Zeit habe, sie für mein Team aufzubereiten.

Ich weiß, das klingt banal. Und doch ist meine Erfahrung, dass bereits der erste Schritt der spezifischen Problem-Benennung vielen Menschen schwer fällt. Wenn ich frage: „Was genau ist das Problem?“ Höre ich zur Antwort oft Worthülsen wie „Informationsfluss“. Das ist eine passende Überschrift, die allerdings nicht das Problem beschreibt. „Informationsfluss“ ist für mich als Außenstehende zunächst ein neutraler Begriff, aus dem keine Information über die Qualität bzw. Quantität hervorgeht.

Nenn es, wie Du willst, Hauptsache, Du machst ein Ziel daraus

Wenn Du also bereits in Deiner Problembeschreibung unklar bist, wie soll dann ein klares Ziel daraus entstehen? Ich habe den Eindruck, dass es gerade im Unternehmenskontext schwer fällt, ein Problem spezifisch zu umschreiben, weil es nicht zum guten Ton gehört. Das beginnt schon damit, dass es unfein ist, von Problemen zu sprechen. Wir nennen das lieber „Herausforderung“, damit die Chefin nicht denkt, dass wir nicht klar kommen.

Ich sage: Du kannst es nennen, wie Du willst, Hauptsache, Du bist spezifisch und machst ein Ziel daraus.

Wenn es Dir gelungen ist, ein Ziel aus dem Problem zu machen, ist es sinnvoll, im nächsten Schritt zu prüfen, inwiefern Du das Ziel selbst erreichen kannst. Wenn das geht: Glückwunsch, Du kannst sofort den nächsten Schritt definieren und loslegen. Manchmal kann es allerdings sein, dass für unsere Zielerreichung andere Menschen involviert werden müssen. Im genannten Beispiel ist das sehr wahrscheinlich der Fall, denn die Informationen kommen in der Regel aus einer anderen Abteilung.

Mit fragender Haltung über das Ziel sprechen

Nun sind „gute“ Ziele in der Regel selbstwirksam. Das heißt, dass es in meiner Macht liegt, sie zu erreichen. Sobald ich auf die Kooperation Anderer angewiesen bin, um mein Ziel zu erreichen, wird es sofort komplexer. Das heißt nicht, dass es nicht geht. Im genannten Beispiel ist es notwendig, mit den entsprechenden Kolleg*innen zu sprechen. Ich empfehle, dass Du Dich dabei auf das formulierte Ziel konzentrierst und nicht der Versuchung erliegst, Dein Problem zu schildern. Dann sind nämlich die oben erwähnten Schuldzuweiseungen und Rechtfertigungen vorprogrammiert. Also: Sprich über das Ziel. Hilfreich ist eine fragende Haltung. Forderungen kommen meist nicht so gut an. Ich mag die Frage: „Inwiefern bist Du bereit, das mit mir anzugehen?“ Oder so ähnlich.

Klar, es kann passieren, dass die/der Andere nicht kann (1) oder will (2). In Fall Nummer 1 könnte sich tatsächmal mal die Problemanalyse lohnen, falls es ein strukturelles Problem ist. In Fall Nummer 2 ist das eine gute Chance für Dich, in den Dialog einzusteigen. Da scheint es dann nämlich tieferliegende zwischenmenschliche Probleme zu geben, für die Du, juchhu, neue Ziele formulieren kannst.

Komm mit ins Ziele-Bootcamp

Übrigens, am 22. Februar 2021 startet mein kostenloses 5 Tage Ziele-Bootcamp. Da lernst Du, Ziele für Deine Kommunikation im Business-Kontext so zu formulieren, dass Du sie tatsächlich erreichst. Anmelden kannst Du Dich ab kommendem Montag, den 08. Februar. Ich sag‘ Dir natürlich nochmal bescheid.

Bis nächsten Freitag! Bleib klar.

Deine Saskia

We often succumb to the mistaken belief that an interpersonal problem can be solved if we analyze it thoroughly enough. If we get to the root of it, as the saying goes. As if it were a broken washing machine. Unfortunately, problem analysis almost automatically comes with blame. And people usually respond to blame with justifications. Solution orientation works differently.

The good news: Every problem translates into a goal. That’s right, every problem. Even those that are not interpersonal. What should you do this for? Because a problem is like a millstone around your neck: You cannot move forward as long as you deal with it. Now, it would be stupid to simply ignore the problem. Problems have an annoying habit of getting bigger if we don’t do anything with them.

The simple solution is to take the problem and to transform it into a goal. It works like this:

1. Write down your problem. The more specific, the better. Clarity is required here. No beating around the bush.
2. Now ask yourself: What do I want instead?
3. The answer is your goal.

Sounds too easy? That is often the case with good solutions.

Here is an example from the corporate context, to make it a little clearer:

1. Problem: Important information reaches me too late, so that I don’t have enough time to prepare it for my team.
2. What do I want instead?
3. I need important information early enough that I have time to prepare it for my team.

I know that sounds banal. And yet my experience is that the first step in identifying the specific problem is difficult for many people. When I ask, „What exactly is the problem?“, I often hear empty phrases like „information flow“ in response. That’s a fitting heading, but it doesn’t describe the problem. For me, as an outsider, „information flow“ is a neutral term that does not provide any information about quality or quantity.

Call it what you want, as long as you make it a goal

So if you are already unclear in your problem description, how should a clear goal arise from it? I have the impression that it is difficult, especially in a company context, to describe a problem specifically because it is not part of good form. It starts with the fact that it is frowned upon to speak of problems. We prefer to call a problem a „challenge“ so that the boss doesn’t think we can’t handle it.

I say: you can call it what you want, just be specific and make a goal out of it.

If you have succeeded in making a goal out of the problem, it makes sense in the next step to check to what extent you can achieve the goal yourself. If that works: Congratulations, you can define the next step immediately and get started. Sometimes, however, it can be that other people have to be involved in order to achieve our goals. In the example mentioned, this is very likely the case because the information usually comes from a different department.

Talk about the goal with an asking mindset

Well, „good“ goals are usually self-effective. That is, it is in my power to reach them. As soon as I depend on the cooperation of others in order to achieve my goal, it immediately becomes more complex. That doesn’t mean it can’t be done. In the example mentioned, it is necessary to speak to the relevant colleagues. I recommend that you concentrate on the formulated goal and not succumb to the temptation to describe your problem. If you do the latter, the above mentioned assignments of guilt and justifications are preprogrammed. So: talk about the goal. An asking mindset is helpful. Demands are usually not so well received. I like the question, „In what way are you willing to work on this with me?“ – or something like that.

Sure, it can happen that the other person cannot (1) or does not want to (2) support you. In case number 1, the problem analysis could actually be worthwhile if it turns out to be a structural problem. In case number 2, this is a good chance for you to get into the dialogue. There then seem to be deeper interpersonal problems for which you, yay, can formulate new goals.

Please share your thoughts and experience with me.

Until next Friday! Stay clear.

Yours, Saskia